El moderador y el relator como agentes dinamizadores de la comunicación deliberativa

*
Psic. Anselmo Hernández Quiroz[1]
Dr. Fernando García Córdoba[2]
Mtra. Alma B. León Mejía[3]


Resumen.

La actividad Científica y Académica que se está llevando a cabo en el mundo, día con día genera una gran cantidad de información. Es por eso que investigadores, académicos y personas interesadas en estos ámbitos, están buscando continuamente interactuar dentro de sus propias comunidades a nivel nacional o internacional. En estos encuentros el tipo de comunicación que consideramos como prioritaria es la deliberativa, aquella precisamente en la que se discuten, debaten, analizan y sintetizan las diversas tesis, propuestas y enfoques. Las reuniones sostenidas para tal efecto, a menudo presentan la forma de trabajo grupal, y es precisamente aquí donde se hace patente la importancia de la participación del moderador y del relator como veremos en este artículo. El primero de ellos es fundamental para guiar de manera ordenada y provechosa una mesa de trabajo en cualquier formato que adopte, además de estimular la participación de los oyentes; en cuanto al segundo de ellos, es crucial para sintetizar los contenidos de cualquier reunión en donde se delibere.

En este artículo precisaremos el concepto y el alcance de la comunicación deliberativa, para después hacer una breve revisión de los espacios en donde se puede llevar a cabo. Destacaremos además las características esenciales del moderador y del relator como participantes clave en este tipo de encuentros. Asimismo, recomendamos algunas técnicas de comunicación que les permitirán desempeñarse de manera eficaz. Por último, presentaremos dos guiones: uno para el moderador, y otro para el relator, respectivamente, que podrán ser utilizados en cualquier tipo de reunión deliberativa.

La Comunicación Deliberativa.

El propósito principal de la comunicación deliberativa es la discusión, el tratamiento, el estudio, el examen, la decisión y la resolución de un tema o problema previamente definido[3]. Además, podemos reunir lo anterior bajo el doble propósito de exhortar o disuadir[4], según lo que convenga dadas las circunstancias de la propia deliberación. El carácter de este tipo de reuniones puede ser científico, académico, social, político, etc. Estas reuniones pueden asumir la forma de: mesa redonda, simposium, congreso, jornadas y conferencia, entre otras.

Para los fines del presente trabajo, la comunicación deliberativa es definida como: el acto de examinar y discutir propuestas académicas o de investigación realizadas por un grupo de personas bajo una forma específica de trabajo, y con el objetivo de sintetizar ideas.

La anterior definición nos lleva a considerar cuatro factores intrínsecos al acto de la comunicación deliberativa:

a) La reunión de personas: La comunicación deliberativa en ámbitos científicos y académicos necesariamente agrupa a un mínimo de participantes dependiendo de la magnitud del evento.

La reunión de los distintos personajes del mundo académico y científico ha de ser considerada como un trabajo en equipo, cuyo propósito es el de ampliar los límites de los alcances de los resultados obtenidos de manera individual. En la amplia gama de participantes en las reuniones deliberativas, encontramos tipos definidos como el Presentador, el Orador, los Organizadores, los Coordinadores, los Asistentes, así como el Moderador y el Relator.

b) Una forma específica de trabajo: Esta forma de colaboración debe permitir sistematizar, ordenar y dirigir las actividades de un conglomerado de personas. Hay que considerar que los grupos se integran con el afán de alcanzar algún objetivo o meta predeterminada[5].

Las formas de trabajo de tipo académico o científico en grupo pueden ser clasificadas de distintas formas. Por ejemplo, Joas Gómez (1998) identifica dos modalidades: los grupos orientados hacia la realización de trabajos de investigación y de apoyo a la formación intelectual, y los que se dedican principalmente a acopiar o difundir información[6]. Para nuestros fines consideraremos solamente las modalidades donde la función del Moderador y del Relator se hace patente.

c) Técnicas de comunicación: Son recursos operativos que posibilitan la realización exitosa de la transmisión de información. Cuando una persona pone en práctica la posibilidad de comunicación satisface su necesidad o deseo de relacionarse con otras personas, con el propósito de lograr un verdadero intercambio de ideas.

La forma clásica que ha sido privilegiada por los comunicadores es la oratoria. No obstante la importancia indiscutible de la comunicación oral, el enfoque de este trabajo también pone énfasis en mejorar la capacidad de expresión escrita, así como la no verbal. como aspectos importantes del desarrollo profesional[7], y no sólo de la capacidad comunicativa.

d) La infraestructura apropiada: Los diversos factores físicos y ambientales también deben ser considerados como relevantes para una óptima comunicación deliberativa.

Las características del lugar han de ser apropiadas para el aforo y el confort de los participantes. Es preciso tomar en cuenta el equipo tecnológico necesario para las presentaciones, y por último, pero no por eso menos importante, una logística apropiada para que el moderador y el relator desempeñen expeditamente sus actividades.

En seguida, hablaremos con más detalle de las formas específicas de trabajo que promueven la comunicación deliberativa, donde la participación de los moderadores y relatores es de vital importancia. Esto es, primero abordaremos los diferentes ámbitos de trabajo, para después delinear las características y funciones del moderador y el relator por separado.

Los formatos de la Comunicación Deliberativa

Como ya hemos comentado las formas de trabajo de la comunicación deliberativa pueden asumir diversas modalidades. Para los fines de nuestro análisis consideraremos los formatos donde la participación, tanto del moderador, como del relator, es imprescindible. Posteriormente señalaremos aquellos formatos donde se puede prescindir del relator o del moderador, apuntando, además, en cuáles es opcional su participación. En cuanto a la Conferencia, por motivos especiales, la ubicamos como una categoría distinta a las anteriores como se verá más adelante. En seguida describiremos brevemente cada una de ellas tomando como punto de partida los formatos más básicos, para finalizar con las más acabados:

Tabla que muestra los formatos de trabajo donde participan el moderador y el relator.

Formatos donde son imprescindibles el moderador y el relator:

Ø Mesa Redonda
Ø Mesa de Análisis
Ø Debate
Ø Coloquio
Ø Foro
Ø Congreso

Mesa Redonda: es una reunión entre iguales. Los participantes abordan una problemática, la cual intentan resolver, lo que permite la discusión amplia y que el acuerdo pueda ser llevado al cabo por el interés que, con su presencia, demuestran los asistentes. En este caso, como en el de cualquier tipo de mesas de trabajo, el moderador y el relator son indispensables para la conducción y síntesis. El interés principal de una mesa redonda es lograr un acuerdo entre los ponentes.

Mesa de Análisis: es una reunión entre académicos que tiene como objetivo intercambiar opiniones razonadas sobre un tema de coyuntura, considerando la participación de especialistas, bajo un programa que cubra todos los aspectos del tema y esté sujeto al rigor de la investigación científica. Lo dicho arriba sobre el moderador y el relator en la mesa redonda es válido aquí. El resultado de este tipo de mesa es la puesta en claro de perspectivas múltiples que pueden ser exploradas como una base para tomar decisiones que impacten en el rumbo de una determinada situación actual.

Debate: es un intercambio de puntos de vista relativos a un tema de controversia por un grupo de expertos. Cada participante defiende con argumentos sólidos las tesis que sustenta. El moderador o instructor guía por completo la dinámica, y el relator presenta con objetividad e imparcialidad la síntesis del encuentro. El debate es utilizado para confrontar a aquellos interesados en proponer diversas soluciones para un fin común.

Coloquio: es una reunión de personajes de distintos niveles que se da en el ámbito de la actividad científica y disciplinaria con un carácter primordialmente informativo. Constituye una herramienta poderosa en las instituciones de educación superior para lograr que investigadores de cierto prestigio difundan los avances de sus investigaciones en un lugar donde reine un ambiente intelectual y se logre captar la atención de los grupos que se inicien en el tema o que se encuentren realizando trabajos afines. La función del moderador y el relator es clave para que se pase de la exposición a la deliberación. El coloquio nos presenta una visión general de los avances o resultados no concluyentes que nos permitirán elegir líneas de investigación o derroteros académicos.

Foro: es un valioso instrumento para que una institución obtenga información general sobre un tema en particular, a partir de las opiniones y comentarios, especializados o no, de un grupo de personas interesadas, pero preferentemente relacionadas con ese tema específico. El moderador y el relator son parte central de este tipo de encuentro. En el foro se busca que participen las personas directamente interesadas en un tema específico o aquellos involucrados en una problemática actual.

Congreso: es la participación de representantes de diversas las corrientes de un asunto de interés común, que analizan las diferentes posiciones y emiten resoluciones que deben ser adoptadas por los asociados. El congreso permite llevar en forma paralela reuniones de trabajo como coloquios, mesas de análisis, paneles, conferencias, etcétera El moderador y el relator encuentran aquí su principal aportación a la comunicación deliberativa. El congreso es la forma de trabajo en grupo más acabada e importante, lo cual está dado por su magnitud y acopio de talentos. Puede tener una cobertura nacional o internacional.

Ahora describiremos los formatos donde se puede prescindir del moderador o el relator señalando además en cuáles es opcional su presencia:

Ø Simposio
Ø Panel
Ø Entrevista
Ø Cátedra
Ø Seminario

Simposio: es la reunión de destacados expertos que exponen sobre un mismo tema dividido en subtemas, siguiendo un orden secuencial. Es una forma de trabajo académica, prioritariamente de carácter informativo, en donde el moderador dirige la participación de los ponentes. En este caso la función del relator no se hace presente ya que el simposio no tiene un carácter deliberativo ni presenta conclusiones. La característica esencial aquí es el trato sistemático y secuencial de una misma temática por especialistas.

Panel: es una reunión donde una serie de invitados pueden con comodidad, expresar sus puntos de vista, bajo la coordinación de un moderador. Es un excelente medio para conocer la situación en la que se encuentra en determinado momento una parte de la ciencia o una disciplina, así como asuntos políticos, sociales o cotidianos, con respecto a un tema específico. El contenido de las opiniones es considerado como personal y no se pretende llegar a un acuerdo, sino simplemente expresar distintas perspectivas. Por lo tanto, la presencia del relator es opcional, pues puede que no se requiera de ninguna síntesis. En el panel se abordan temas que no requieren del rigor investigativo o académico.

Entrevista: es una conversación profesional conducida por el entrevistador para acceder y recoger información verbal directamente de quien la genera o la posee[8]. En este caso el entrevistador puede fungir también como moderador en la situación de que se abra un diálogo con el aforo. Se requiere de que el entrevistador posea un guión previo de preguntas y que sepa conducir las respuestas del entrevistado hacia los puntos esenciales de la temática. De acuerdo con los fines de la entrevista se puede o no necesitar de una relatoria. La entrevista es un recurso para lograr un conocimiento exhaustivo sobre la opinión de un personaje destacado.

Cátedra: es la exposición magistral que por su excelencia no acepta cuestionamientos. Hoy en día suele utilizarse en su acepción de conferencia magistral, de carácter oratorio e informativo. Se puede prescindir de la presencia de un moderador, en cambio el trabajo del relator es opcional de acuerdo con los fines de quienes convoquen al eminente experto. La cátedra es utilizada en universidades e instituciones académicas para distinguir y optimizar la labor de sus profesores eméritos.

Seminario: un reducido grupo de personas dirigen su esfuerzo hacia la tarea de investigar y estudiar intensamente un tema determinado, recurriendo a fuentes de información originales y diversas. Ellos se reúnen en sesiones de trabajo correctamente planeadas. En este caso el coordinador del seminario conduce las sesiones, por lo que es opcional la presencia de un moderador, además de requerir un secretario o relator que deje constancia de las sesiones y acuerdos a que se llegan en ellas. El seminario es clave para la formación intelectual especializada.

En cuanto a la conferencia, como ya dijimos, por motivos especiales la describiremos separada de las otras formas. La razón estriba en que es multifuncional puesto que la podemos utilizar en cualquier espacio y para los diversos fines que convengan a los interesados en convocarla:

Conferencia

La conferencia: existen dos tipos de encuentros llamados así:

a) La exposición de un tema por un experto o autoridad, con un carácter eminentemente informativo.
b) Una reunión deliberativa para obtener un análisis o discusión de un tema general expuesto por un experto o autoridad.

La presencia del moderador y el relator son opcionales en el segundo tipo descrito arriba, ya su participación nos permite abrir un diálogo con el ponente. La conferencia es dictada por un personaje distinguido por su relevante trayectoria.

Habiendo señalado las características principales de los formatos de la comunicación deliberativa, describiremos ahora, de manera general, las funciones que en este tipo de reuniones cumplen el moderador y el relator.

Las funciones del moderador y el relator.

Después de haber hablado de las diversas formas de trabajo en grupo dentro de la comunicación deliberativa, debemos dejar en claro las características del moderador y el relator, pues damos por supuesto que de este modo, el lector será capaz en lo sucesivo de decidir cuál forma de trabajo es conveniente para dar cabida a estos dos participantes dinamizadores en la deliberación de temas de interés común.

El moderador es un especialista en la materia motivo de la reunión, que tiene como función establecer un clima cordial y de trabajo ordenado en el evento que modera[9]. El moderador no necesariamente debe participar exponiendo sus propias ideas o trabajos, mientras se ciña al papel de introductor de las personas no hay mayor problema en su intervención[10], pero sí es importante que sea considerado como una autoridad en el tema a tratar, o por lo menos estar al mismo nivel de los participantes. Entre sus funciones destacan las siguientes:

Ø Efectúa una presentación: En este rubro el moderador suele comenzar agradeciendo la invitación a los organizadores y a la institución o instituciones que han convocado el encuentro. Después se encarga de presentar a los ponentes, destacando lo más relevante de su trayectoria y la importancia que tiene para el evento su asistencia y colaboración.

Ø Explica la mecánica de trabajo: el moderador debe conocer con antelación la mecánica que los organizadores hayan dispuesto para cada encuentro en particular, y darla a conocer de manera breve a los participantes. Los factores principales son:

a) El tiempo: La duración total del encuentro, el lapso disponible para cada presentación individual, el tiempo para preguntas y respuestas.
b) El orden: En el caso de lecturas de ponencias, cada participante contará con un turno, y en el caso de una mesa, debate o panel, puede comenzar con la opinión de cada participante y después seguir el orden natural de los diálogos.

Ø Cede la palabra: el moderador cede, de manera ordenada, la palabra a cada uno de quienes expresarán sus puntos de vista, buscando que las intervenciones se logren en un clima de participación, evitando discusiones o comentarios que puedan desviar el objetivo del evento hacia situaciones ajenas o no deseadas.

Ø Estimula la participación: el moderador crea un clima de confianza para que el público haga sus comentarios y formule sus preguntas. En este aspecto la actitud del moderador es importante para no inhibir la participación del público.

Ø Finaliza la sesión: hace un resumen de las opiniones más interesantes y expone las conclusiones a las que se llegó.

En cuanto al relator, al igual que el moderador, debe ser un experto en la materia ya que tiene la responsabilidad de formular una síntesis de las participaciones, de tal manera que se logre un equilibrio sobre los resultados y las ideas vertidas en el evento, las cuales podrán así publicarse con el mayor éxito posible[11].

La función principal del relator es la de escribir un documento llamado relatoria, donde se hace una síntesis de las ponencias o aportaciones presentadas por los participantes. Cabe destacar que este tipo de documento difiere de los llamados resúmenes de las ponencias o de las memorias de algún evento, como por ejemplo un congreso. La diferencia principal estriba en que la relatoria es la obra personal de un investigador pertinente, encargado de sintetizar las participaciones en conjunto, y no por separado los siguientes puntos:

1.- Las ideas principales aportadas por los participantes durante el evento, ideas que pueden haberse presentado como tesis, hipótesis, informe previo, resultados, conclusiones, o como algún otro dato relevante. Esto deberá de ser formulado en un enunciado explícito.

2.- Las propuestas de trabajo, investigación o resolución, aportadas como resultado del análisis, el debate, la discusión o cualquier otro tipo de intercambio suscitado en los diversos espacios de trabajo.

3.- Las inquietudes, los cuestionamientos y las aportaciones de los oyentes.

4.- La revisión del cumplimiento de los objetivos previos del encuentro, verificando el grado en que los mismos llegaron a su consecución final.

Lo deseable es que el trabajo del relator se plasme en un escrito final, imparcial y objetivo. Los comentarios personales del relator deberán ser anotados a modo de anexo, en donde podrá describir sus opiniones personales y sugerencias para próximos eventos.

De lo anterior se desprende que las funciones del moderador y el relator en conjunto son esenciales para llevar a cabo la comunicación deliberativa, puesto que si solamente se contara con los organizadores, los oradores y el público asistente, habría sin duda comunicación, pero no de una forma en que se alentara en lo posible a los participantes para examinar y discutir detenidamente las propuestas vertidas por los exponentes y el auditorio.

El moderador y el relator se convierten así en el eje comunicativo de un encuentro planeado con fines investigativos o académicos. En este sentido, poseer técnicas de comunicación eficaz se vuelve relevante para ambos personajes, por lo que daremos a continuación una muestra de sencillas técnicas que pueden usarse para mejorar la dinamización de la comunicación deliberativa.

Técnicas de Comunicación
Somos primordialmente seres sociales puesto que pasamos la mayor parte de nuestras vidas interactuando con otras personas, por consiguiente, es importante aprender a entenderse con los otros y a funcionar adecuadamente en situaciones sociales. Ciertas habilidades de comunicación nos ayudan no sólo a expresarnos adecuadamente, sino también a mejorar nuestras relaciones interpersonales[12].
La comunicación es el acto por el cual un individuo establece con otro un contacto que le permite transmitir una información. En la comunicación intervienen diversos elementos los cuales pueden facilitar o dificultar el proceso. Estos son:
• Emisor: La persona (o personas) que emite un mensaje.• Receptor: La persona (o personas) que recibe el mensaje.• Mensaje: Contenido de la información que se envía.• Canal: Medio por el que se envía el mensaje.• Código: Signos y reglas empleadas para enviar el mensaje.• Contexto: Situación en la que se produce la comunicación.
En seguida se muestra un diagrama en el que se integran los mismos:

Diagrama de los elementos que intervienen en un proceso de comunicación.

Los elementos que manejaremos aquí sobre las técnicas de comunicación para el moderador y el relator, se basan en la hipótesis de que, mejorar la capacidad de expresión verbal, no verbal y escrita, contribuye a lograr una comunicación eficaz. Partimos de que la gente sabe “qué decir”, pero el problema es “cómo organizar las ideas y cómo decirlo o redactarlo”[13], y es aquí donde entran algunas consideraciones de orden psicológico.

Por ejemplo, algunos de los obstáculos más comunes que se enfrentan para hablar frente al público, son la inseguridad, el miedo y la timidez, que todos hemos experimentado alguna vez, y que pueden ser considerados como normales hasta un cierto punto en que no impidan la expresión de nuestras ideas o sentimientos. Las técnicas más recomendadas para superar este primer obstáculo psicológico se centran en provocar cambios favorables en nuestro organismo que permitan la fluidez de nuestro estado mental, y son:

a) La relajación muscular: nuestro cerebro puede ordenar a todo el cuerpo que se distense después de haber focalizado mentalmente nuestros puntos de tensión.
b) La respiración profunda: es aquella que aspira el aire por la nariz y lo lleva hasta la zona abdominal jalando el diafragma hacia abajo permitiendo más entrada de oxígeno al cuerpo.
c) Un comienzo seguro: al momento de iniciar la participación nos da confianza el hecho de empezar dominando el principal punto de nuestra exposición. Por ejemplo, en una plática de tabaquismo podemos comenzar diciendo las estadísticas más relevantes: “En México, mueren cada año 8,000 personas a causa del consumo de cigarro...”

Otro tipo de obstáculos serían los sociológicos, provocados por la organización autoritaria de la sociedad y la falta de protagonismo de las personas. Un ejemplo claro de esto lo vemos cuando se trata de la participación ciudadana a nivel comunitario o cuando los alumnos tienen que exponer en clase y encuentran dificultades en expresar su pensamiento. Tal vez, el problema subyacente sea el hecho de que, a pesar de que se nos enseña a leer y escribir desde la primaria, nunca se nos enseña a hablar y a expresarnos adecuadamente como materia elemental de interacción dentro de la sociedad. Además de esto, es conveniente que aquél que se ubica frente a un grupo tome en cuenta lo que se ha denominado las “Leyes del Auditorio”[14], que pueden resumirse diciendo que una colectividad toma necesariamente matices distintos de los que toman las personas aisladamente.

Para superar estos obstáculos habremos de recordar las condiciones y las cualidades básicas de un orador, que también pueden aplicarse en lo concerniente al moderador.
Las condiciones son:
Ø La naturalidad del que habla: comportarse como usualmente lo hace, es decir, no sobreactuar.
Ø La claridad de ideas: el conocimiento previo sólido nos permite fluir de una idea a otra de manera ordenada.
Ø La facilidad de expresión: el conocimiento de un amplio vocabulario nos permite encontrar sinónimos o acepciones para explicar de diferentes formas lo que queremos comunicar.
Ø La memoria: es la capacidad de almacenar y conservar información para posteriormente utilizarla. Éste es un recurso imprescindible que se puede desarrollar mediante la mnemotecnia.
Ø La sensibilidad ante el auditorio: es la capacidad para sentir emociones y afectos de los demás. El comportamiento de las personas en grupo adquiere características propias que el moderador debe conocer y saber explotar.

Y las cualidades:
Ø La sinceridad: es expresarse o actuar tal como se piensa y se siente. No hay mejor consejo que no hablar de lo que no se sabe.
Ø La humildad: es la ausencia de orgullo. No es conveniente que la actitud del orador hacia el auditorio sea de superioridad.
Ø El coraje: es valor, energía y decisión. Se puede entender como la actitud de expresar con firmeza lo que uno piensa y siente.
Ø La paciencia: es la facultad de saber esperar el momento adecuado dadas las circunstancias. Ésta es una característica que permite mejorar día con día las capacidades innatas y las adquiridas.
El moderador debe estar consciente además de que el habla no es la única forma de comunicación que utilizará en su discurso dado que él mira, se mueve en su lugar, se expresa con sus gestos, etcétera. Por eso revisaremos en lo que sigue los dos grandes tipos básicos de comunicación.

Tipos de Comunicación
Las formas de comunicación humana pueden agruparse en dos grandes categorías: la comunicación verbal y la comunicación no verbal:
- La comunicación verbal se refiere a las palabras que utilizamos y a las inflexiones de nuestra voz (tono de voz).
- La comunicación no verbal hace referencia a un gran número de expresiones faciales y corporales, entre los que se podrían citar como los más importantes el contacto visual, los gestos faciales, los movimientos de brazos y manos o la postura y la distancia corporal.
Pese a la importancia que le solemos atribuir a la comunicación verbal, entre un 65 % y un 80 % del total de nuestra comunicación con los demás, la realizamos a través de expresiones no verbales. Para comunicarse eficazmente, los mensajes verbales y no verbales deben coincidir entre sí. Muchas dificultades en la comunicación se producen cuando nuestras palabras se contradicen con nuestra conducta no verbal. Es por eso que podemos afirmar que la comunicación eficaz entre dos o más personas se produce cuando el receptor interpreta el mensaje en el sentido que pretende el emisor, o dicho en otras palabras, cuando la comunicación produce los resultados deseados previamente estipulados o ideados por aquél que se expresa.
Por otra parte, consideramos que el requisito indispensable para que se dé la comunicación eficaz es escuchar con atención, puesto que uno de los principios más importantes y difíciles de todo el proceso comunicativo es el saber escuchar. La falta de comunicación que se sufre actualmente, se debe en gran parte a que no se sabe escuchar a los demás. Se está más tiempo al pendiente de las propias emisiones y en la necesidad propia de comunicar, que se pierde la esencia de la comunicación, es decir, poner en común, compartir con los demás. Existe la creencia errónea de que se escucha de forma automática, pero no es así. Escuchar requiere un esfuerzo superior al que se hace al hablar y también del que se ejerce al escuchar sin interpretar lo que se oye. Pero, ¿qué es realmente escuchar con atención?
Escuchar con atención significa escuchar y entender la comunicación desde el punto de vista del que habla. ¿Cuál es la diferencia entre el oír y el escuchar? Existen grandes diferencias. El oír es simplemente percibir vibraciones de sonido. Mientras que escuchar es entender, comprender o dar sentido a lo que se oye. Escuchar con atención implica necesariamente hacerlo de manera activa por encima de lo pasivo. Escuchar con atención se refiere a la habilidad de escuchar no sólo lo que la persona está expresando directamente, sino también los sentimientos, ideas o pensamientos que subyacen en el mensaje. Para llegar a entender a alguien se precisa asimismo de cierta empatía, la cual es la identificación mental y emocional con el estado anímico de la otra persona, lo cual conocemos como saber ponerse en el lugar de la otra persona.
Algunas de las estrategias que podemos emplear para que nuestra comunicación se realice escuchando con atención activamente son tan sencillas como las siguientes:
- Disposición psicológica: es prepararse interiormente para escuchar. Como dice la sabiduría popular tenemos dos oídos y solamente una boca, puesto que nos conviene escuchar más de lo que hablamos.
- Observar al otro: es identificar el contenido de lo que dice, tratando de aprehender los objetivos y los sentimientos adjuntos. Esto se da mediante una lectura del contexto comunicativo.
- Expresar al otro que se le está escuchando: esto se logra mediante la retroalimentación que es el motor del diálogo y se alienta con comunicación verbal y no verbal.
Para lograr escuchar con atención activamente, también se recomienda considerar algunas habilidades que todos podemos desarrollar y poner en práctica:
Mostrar empatía: Escuchar activamente las emociones de los demás es tratar de “ponernos en los zapatos del otro” y entender sus motivos. Simplemente, que somos capaces de ponernos en su lugar. Sin embargo, no significa aceptar ni estar de acuerdo con la posición del otro. Para demostrar esa actitud, usaremos frases como: “entiendo lo que sientes”, “noto que...”.
Parafrasear: Este concepto significa verificar o decir con las propias palabras lo que parece que el emisor acaba de decir. Es muy importante en el proceso de escuchar con atención activamente ya que ayuda a comprender lo que el otro está diciendo y permite verificar si realmente se está entendiendo y no malinterpretando lo que se dice. Un ejemplo de parafrasear puede ser: “Entonces, según veo, lo que pasaba era que...”, “¿Quieres decir que te sentiste...?”.
Emitir palabras de refuerzo o cumplidos: Pueden definirse como verbalizaciones que suponen un halago para la otra persona o refuerzan su discurso al transmitir que uno aprueba, está de acuerdo o comprende lo que se acaba de decir. Algunos ejemplos serían: "Esto es muy interesante"; "Como acertadamente lo señala usted…" o "Su aportación tendrá repercusiones importantes". Otro tipo de frases menos directas sirven también para transmitir el interés por la conversación: "Bien", "umm" o "¡Estupendo!".
Resumir: Mediante esta habilidad informamos a la otra persona de nuestro grado de comprensión o de la necesidad de mayor aclaración. Expresiones de resumen serían:
- "Si no te he entendido mal..."- "O sea, que lo que me estás diciendo es..."- "A ver si te he entendido bien...."
Expresiones de aclaración serían:- "¿Es correcto?"- "¿Estoy en lo cierto?"
Cuidar la comunicación no verbal: para ello, tendremos en cuenta que la comunicación no verbal debe de ir acorde con la verbal. Por ejemplo, decir " Esto es cierto" cuando lo que se observa es una cara de duda dejará a la otra persona peor que si no se hubiera dicho nada. Los dos elementos de esta habilidad son:
- El contacto visual: es el porcentaje de tiempo que se está mirando a los ojos de la otra persona. El contacto visual debe ser frecuente, pero no exagerado.
- El afecto: es el tono emocional adecuado para la situación en la que se está interactuando. Se basa en índices como el tono de voz, la expresión facial y el volumen de voz (ni muy alto ni muy bajo).
Por otra parte, si bien hemos descrito algunas estrategias y habilidades que forman parte activa de escuchar con atención activamente, ahora daremos algunos elementos que se deben evitar:
- No distraernos.
- No interrumpir al que habla.
- No juzgar.
- No ofrecer ayuda o soluciones prematuras.
- No rechazar lo que el otro esté sintiendo, por ejemplo: "no se preocupe, eso no es nada".
- No contar "tu historia" cuando el otro necesita hablarte.
- No contraargumentar. Por ejemplo: el otro dice "No estoy de acuerdo" y tú respondes "!pues yo sí estoy de acuerdo¡".
- Evitar el "síndrome del experto": ya tienes las respuestas al problema de la otra persona, antes incluso de que te haya contado la mitad.
Después de haber delineado aspectos importantes de la comunicación verbal y no verbal, finalizaremos esta parte del artículo con algunas recomendaciones técnicas para mejorar la comunicación escrita, pensando sobre todo ahora en la función del relator:

Algunos detalles para una buena redacción serían los siguientes puntos[15]:
a) Claridad: es la cualidad que permite que un escrito sea inmediatamente comprensible y fácil de leer.
b) Precisión: consiste en utilizar las palabras y expresiones adecuadas al significado que se quiere dar.
c) Sencillez: El empleo de palabras y formas de construcción de fácil comprensión, evitar lo rebuscado, ampuloso y rimbombante.
d) Concisión: utilizar sólo aquellas palabras que sean absolutamente necesarias para expresar lo que se quiere.
e) Originalidad: esta cualidad enfrenta a quien escribe a ser honesto consigo mismo, a buscar una expresión genuina de las ideas concebidas y de los conocimientos asimilados.
Con esto finalizamos lo concerniente a las técnicas de comunicación para los moderadores y relatores. Solamente nos resta aportar las guías elaboradas para ambos. Esto es, queremos proporcionar dos recursos concretos que apoyen el desempeño de cada uno.

Recursos operativos prácticos para el moderador y el relator
El resultado obtenido en el primer curso-taller para moderadores y relatores del “Segundo Congreso Internacional de Metodología de la Ciencia y la Investigación para la Educación” fue la elaboración de dos guías: una para el moderador y otra para el relator, respectivamente, que fueron hechas en conjunto por los instructores y participantes, mediante la aplicación, tanto de las experiencias previas en este campo, como de los elementos teóricos expuestos. Una versión de las guías diseñadas por los autores de este documento se presenta a continuación a manera de esquema:

Guión para moderadores
1.- Hace una presentación general:
Comienza saludando a los asistentes: “buenos días/tardes/noches” dependiendo del horario del evento.
§ Da la bienvenida a los asistentes a nombre del comité organizador mencionando el título completo del evento y a las instituciones que lo patrocinan o convocan.
§ Termina la presentación general con unas palabras de agradecimiento al público por su asistencia y reitera la cordial bienvenida.
§ Se presenta a sí mismo el moderador diciendo su grado o función dentro de una institución y su nombre completo, señalando que estará presente como moderador en la forma de trabajo específica que se haya elegido.
§ Dice el nombre de la mesa, panel, ponencia, conferencia o temática general del encuentro.

2.- Explica la mecánica de trabajo:
§ Señala el tiempo de exposición para cada ponente dependiendo del número de ellos.
§ Advierte que usará una tarjeta de color amarillo para indicarle al ponente en turno que tiene dos minutos para concluir su participación.
§ Si es el caso, explica al inicio de las ponencias que se repartirán papeletas para que los asistentes escriban sus preguntas dirigidas a los ponentes y las hagan llegar al moderador por medio de las edecanes.
§ Indica que al final de las ponencias se dará tiempo a los ponentes para responder a las preguntas que se les hayan planteado.
§ En el caso de que las preguntas se hagan directamente a los ponentes el moderador hará la recomendación a los asistentes de que sus preguntas sean breves y concisas para dar la oportunidad a más preguntas. Nosotros recomendamos que el moderador le pida a los asistentes que comiencen su intervención claramente en forma de pregunta siempre con un pronombre interrogativo de tal manera que la hagan más directa y concisa.
§ También se sugerirá a los asistentes apagar sus celulares o ponerlos en el modo vibrador para mantener un silencio adecuado.

3.- Presenta al o a los ponentes.
§ Dice el título obtenido y el nombre completo del o los ponentes.
§ Menciona:
-la universidad, instituto u organización de la cual procede
-lo más destacado de su trayectoria
-el nombre de la ponencia que nos va a impartir
§ Le cede la palabra al ponente o ponentes siguiendo un orden prescrito.

4.- Mantiene el orden.
§ El moderador debe estar en comunicación con la edecán o encargado de la sala en caso de que se presenten irregularidades.
§ En caso de ser necesario el moderador pronuncia la siguiente frase: “se solicita de la manera más atenta guardar silencio para poder continuar con los trabajos de la mesa, gracias”.

5.- Regula la distribución del tiempo.

Usará tarjetas de color amarillo con la leyenda “2 minutos”.
Toma la palabra cuando el ponente ha excedido el tiempo permitido y agrega una frase como la siguiente: “lamento interrumpir su excelente ponencia, quisiéramos seguir escuchándola pero no me gustaría utilizar el tiempo de los demás ponentes”.
En caso de que algún ponente haya faltado a la mesa, el tiempo restante se utilizará de preferencia para la sesión de preguntas y respuestas.

6.- Finaliza la participación:

§ Agradece al ponente su participación diciendo su título y su primer apellido.
§ Menciona que dicha participación ha sido relevante para el evento.
§ Hace entrega del diploma, constancia o reconocimiento otorgado por las instituciones que convocan el evento.
§ En algunos casos se hará entrega además de un presente significativo.

7.- Concluye la mesa.

§ A partir de un guión redactado previamente por el moderador, donde ha considerado los objetivos del encuentro, liga los mismos con los resultados obtenidos en la mesa de trabajo.

8.- Cierra el encuentro.

§ Agradece la participación de los ponentes por haber compartido sus trabajos.
§ Pide un aplauso por la participación de todos.
§ Invita a los asistentes a la sobremesa*, es decir, a dialogar con los ponentes en el área destinada para tomar café y bocadillos, si es que se quedaron con más preguntas y comentarios.
§ Hace avisos generales sobre el encuentro y los eventos que seguirán a continuación.


Guión para relatores

El documento llamado relatoría debe contener lo siguiente:

1.- Encabezado, que se integra con:
título completo del evento
la o las instituciones que lo patrocinan o convocan
los escudos o emblemas de dichas instituciones

2.- Datos de identificación de la forma de trabajo, que debe incluir:
nombre de la mesa , conferencia, debate, etcétera
lugar donde se llevó a cabo (salón, auditorio, aula, etc.)
fecha y hora del encuentro

3.- Datos del o los ponentes:
el título y nombre completo del o los ponentes
nombre completo de sus ponencias

4.- Cuerpo:
las ideas centrales que hayan sido expuestas en conjunto
las conclusiones o acuerdos logrados en la mesa en caso de que los haya
participación del auditorio (hacia qué tema se enfocaron las preguntas y comentarios)
asistencia a la sala/auditorio/aula (en porcentaje)

5.- Datos de identificación del relator:
título y nombre completo
correo electrónico
observaciones del relator al comité organizador
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Comentarios finales.
En el presente artículo vimos la importancia que tienen el moderador y el relator como agentes dinamizadores de la comunicación deliberativa en los diferentes tipos de encuentros académicos y científicos. Como resultado hemos obtenido dos guías que esperamos sean de utilidad para todos aquellos que deseen colaborar en el marco de algún evento de comunicación deliberativa. Cabe destacar que estas guías elaboradas deben utilizarse junto con las técnicas de comunicación eficaz que describimos previamente para obtener los mejores resultados y poder contribuir así al desempeño profesional de los interesados en participar en reuniones deliberativas.
Concluimos que es necesario profesionalizar las actividades desempeñadas en los espacios deliberativos por los que consideramos el eje de la misma, es decir, el moderador y el relator. La capacitación en las áreas de comunicación, además de hacer experta la competencia profesional en su propia área, harán del moderador y el relator piezas clave para la difusión y discusión de trabajos de investigación y desarrollo académico de las instituciones de enseñanza de nuestro país.

Bibliografía:

ANDER EGG, Ezequiel, AGULAR, María Jose y otros (1995) Técnicas de comunicación oral Editorial Humanitas, Buenos Aires, Argentina.

ARISTÓTELES (2004) Retórica Alianza Editorial, Clásicos de Grecia y Roma, 5ta. Reimpresión, Madrid, España.

DÍAZ-PLAJA, Fernando (1996) Arte y oficio de hablar (una pasión española) Ediciones Nobel, Oviedo, España.

DICCIONARIO DE LA LENGUA ESPAÑOLA (2001) 22° Edición, Editorial Espasa, Madrid, España.

GARCÍA-CÓRDOBA, Fernando (2005) La investigación tecnológica Ed. Limusa, México, D.F.

GÓMEZ, Joas (1998) La redacción de tesis Ed. Spanta, México, D.F.

LEÓN MEJÍA, Alma B. (2002) Estrategias para el desarrollo de la comunicación profesional Ed. Limusa, México, D.F LEÓN MEJÍA, Alma B. Estrategias para el desarrollo de la comunicación profesional

MORALES, J. Francisco, y otros (1997) Psicología Social Editorial Mc Graw Hill, España.

REZA TROSINO, J. Carlos (1994) El ABC del Instructor Panorama Editorial, México, D.F.

VICENTE FERNÁNDEZ, Alberto (1987) Arte de la persuasión oral Editorial Astrea de Alfredo y Ricardo Depalma, Buenos Aires, Argentina

* Este documento incorpora los recursos que se generaron en el curso-taller de formación de moderadores y relatores del “Segundo Congreso Internacional de Metodología de la Ciencia y la Investigación para la Educación” convocado por la Asociación Mexicana de Metodología de la Ciencia, A.C., y la Escuela Superior de Ingeniería Mecánica y Eléctrica, Unidad Culhuacan, llevado a cabo del 23 al 27 de Mayo del 2006.
[1] Alumno-Investigador de la Maestría en Metodología de la Ciencia del Centro de Investigaciones Económicas, Administrativas y Sociales del Instituto Politécnico Nacional (CIECAS-IPN).
[2] Miembro del Sistema Nacional de Investigadores y profesor–investigador del CIECAS-IPN. Becario de la COFFA y del PEDD.
3 Maestra en Letras, UNAM. Profesora de tiempo completo de la UPIICSA-IPN.
[3] Alma B. León, “Estrategias para el desarrollo de la comunicación profesional”, pág. 211
[4] Aristóteles, “Retórica”, pág. 64
[5] J. Carlos Reza Trosino, “El ABC del instructor”, pág. 75
[6] Joas Gómez, “La redacción de Tesis”, pág. 6
[7] Ander Egg, Aguilar y otros, “Técnicas de Comunicación Oral”, pág. 10
[8] García-Córdoba, “La investigación tecnológica”, pág. 366
[9] Joas Gómez, “La redacción de Tesis”, pág. 8
[10] Díaz-Plaja, “Arte y oficio de hablar”, pág. 62
[11] Joas Gómez, “La redacción de Tesis”, pág. 8
[12] Angel A. Marcuello García, http://www.psicologia-online.com
[13] Ander Egg, Aguilar y otros, “Técnicas de Comunicación Oral”, pág. 10
[14] Alberto Vicente Fernández, “Arte de la persuasión oral”, pág. 271
[15] Alma B. León, “Estrategias para el desarrollo de la comunicación profesional”, págs. 44-47
* Nota: este recurso fue ideado a partir de este curso-taller y también implementado con éxito por primera vez en el Segundo Congreso Internacional ya mencionado.